Destrucción de documentos en sus instalaciones

La destrucción de documentos en sus instalaciones es la modalidad en la que una unidad de trituración se desplaza hasta la sede del cliente, destruye el archivo confidencial en el lugar y permite que el responsable presencie el proceso, con cadena de custodia continua y certificado de destrucción al finalizar.

A diferencia del retiro para trituración externa, aquí el papel nunca abandona sus instalaciones: el proceso ocurre a la vista de su equipo, de principio a fin, y queda documentado con un certificado de destrucción verificable.

¿Cómo funciona la destrucción en sus instalaciones?

El proceso comienza cuando una unidad móvil equipada con trituradora industrial llega a la dirección acordada, el personal certificado retira los documentos de los contenedores sellados y los tritura en el sitio mientras el responsable de la empresa observa la operación de principio a fin.

1. Agendamiento y ruta: se coordina fecha, hora y punto de acceso para la unidad de trituración en su sede.
2. Verificación del archivo: se identifican las cajas o contenedores sellados que serán destruidos y se registra el volumen.
3. Trituración presenciada: el material se tritura en el equipo móvil mientras el responsable designado observa el proceso.
4. Registro del servicio: se documenta el peso destruido, el método y el nivel de seguridad DIN aplicado.
5. Certificado de destrucción: al finalizar se entrega el certificado de destrucción con los datos del servicio, verificable en línea.

¿Cuándo conviene destruir en sus instalaciones?

Esta modalidad conviene cuando la información es altamente confidencial o cuando la política interna prohíbe que los documentos salgan de la sede, ya que el responsable presencia la trituración sin que el archivo abandone sus instalaciones en ningún momento del proceso.

• Información altamente confidencial cuya exposición representa un riesgo reputacional o legal.
• Políticas internas de no-salida de documentos de la sede.
• Necesidad de que un responsable presencie y valide la destrucción.
• Deber de supresión de datos personales al cesar su finalidad, conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Auditorías o requerimientos que exigen evidencia inmediata de la disposición final.

Niveles de seguridad DIN 66399 disponibles

Los niveles de seguridad se definen por la norma DIN 66399, que establece siete grados de destrucción de P-1 a P-7; para documentos con datos personales se recomienda P-4 (corte cruzado) o P-5 (micro-corte), y P-6 o P-7 para información de alta seguridad.

• P-4 (corte cruzado): partículas pequeñas en corte cruzado, adecuado para datos personales.
• P-5 (micro-corte): mayor granularidad para información sensible o reservada.
• P-6 y P-7: alta seguridad para documentación crítica o clasificada.

El nivel adecuado depende de la sensibilidad del archivo. Para datos personales, la buena práctica es destruir en P-4 o P-5, de modo que la reconstrucción del documento sea inviable.

Sectores que eligen destruir en sus instalaciones

Los sectores que más eligen destruir en sus instalaciones son aquellos que manejan datos sensibles bajo reserva legal: entidades financieras, prestadores de salud con historias clínicas, firmas jurídicas, empresas con áreas de talento humano y organizaciones públicas que deben documentar su disposición final.

• Entidades financieras y aseguradoras con datos de clientes.
• Salud: IPS y EPS con historias clínicas bajo reserva y confidencialidad.
• Firmas jurídicas, notarías y áreas legales.
• Talento humano con historias laborales y hojas de vida.
• Sector público con obligaciones de archivo y disposición final.

En el sector público, la eliminación documental requiere que el Comité Interno de Archivo levante su acta de eliminación conforme a la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo AGN 004 de 2019; nuestro rol es ejecutar la trituración en sus instalaciones y entregar el certificado de destrucción que soporta ese proceso.

En sus instalaciones frente a destrucción en planta

La diferencia principal frente a la destrucción en planta es el lugar donde ocurre la trituración: en sus instalaciones el papel se destruye en su sede y usted lo presencia, mientras que en planta los contenedores sellados se trasladan a un centro especializado bajo cadena de custodia.

Elegir entre una y otra depende de la sensibilidad del archivo, el volumen y la necesidad de presencia. Para un análisis detallado de ventajas, capacidad y casos de uso, consulte nuestra comparativa entre destrucción en planta y en sus instalaciones o el pilar de destrucción de documentos certificada.

Factores que definen la cotización

El valor de un servicio de destrucción en sus instalaciones se define por varios factores y no por una tarifa fija: el volumen en kilogramos o cajas, el tipo de material, el nivel DIN requerido, la recurrencia del servicio y la ciudad donde se encuentra su sede.

• Volumen: kilogramos o número de cajas a destruir.
• Material: papel, medios magnéticos, tarjetas u otros soportes.
• Nivel DIN: el grado de seguridad requerido para el archivo.
• Recurrencia: servicio puntual o programado de forma periódica.
• Ciudad: ubicación de su sede y cobertura logística de la unidad móvil.

¿Su empresa necesita destruir archivo confidencial sin que salga de la sede? Solicite su cotización y reciba una propuesta a la medida de su volumen, nivel de seguridad y ciudad, con certificado de destrucción incluido. Si además desea conservar los documentos vigentes en formato digital, puede complementar el servicio con digitalización de documentos.