Digitalización con OCR e Indexación de Documentos

La digitalización con OCR e indexación convierte sus documentos físicos en archivos digitales consultables: el OCR reconoce el texto de cada página y la indexación por metadatos permite recuperar cualquier expediente en segundos, con integración a su gestor documental y valor probatorio conforme a la Ley 527 de 1999. Es la fase que transforma un simple escaneo en un archivo digital realmente útil. Conozca también nuestro servicio pilar de digitalización de documentos.

¿Qué es la digitalización con OCR e indexación?

La digitalización con OCR e indexación es el proceso de escanear documentos, aplicar reconocimiento óptico de caracteres para extraer su texto y asignar metadatos de búsqueda a cada archivo, de modo que su empresa pase de un archivo físico inerte a un repositorio digital donde la información se localiza al instante.

Escanear sin OCR ni indexación produce imágenes que nadie puede buscar: son fotografías de papel. Al sumar el reconocimiento de texto y los campos de clasificación, cada documento se vuelve localizable, filtrable y trazable, lo que reduce el tiempo de consulta y el riesgo de perder información crítica.

¿Cómo funciona el reconocimiento de texto (OCR)?

El OCR, o reconocimiento óptico de caracteres, analiza la imagen escaneada, identifica letras y números y los convierte en texto seleccionable y buscable dentro del PDF; así usted puede buscar una palabra, un NIT o un nombre y encontrarlo dentro de miles de páginas sin abrirlas una por una.

El resultado típico es un PDF/A con capa de texto, en el que la imagen fiel del documento se conserva y, por debajo, queda el texto reconocido. Esto habilita búsquedas de contenido completo, copiado de datos y, cuando se requiere, la extracción automática de campos para alimentar la indexación.

Indexación por metadatos: recuperación en segundos

La indexación consiste en asignar a cada documento campos de identificación, o metadatos, como tipo documental, fecha, número de cédula o NIT, dependencia y serie; estos campos funcionan como el índice de una biblioteca y permiten filtrar, ordenar y recuperar el expediente exacto que necesita sin recorrer todo el archivo.

Definimos con usted el esquema de metadatos según sus series documentales y su política de retención documental. Entre los campos más solicitados están:

• Identificación del titular: nombre, cédula o NIT.
• Clasificación archivística: serie, subserie y dependencia.
• Datos de control: fecha del documento, número de radicado y tipo documental.
• Ubicación física de origen: caja y carpeta, para trazar la copia digital con el papel.

Integración con su gestor documental

Entregamos los documentos digitalizados en el formato y con la estructura de metadatos que su gestor documental necesita, ya sea PDF/A con índices, archivos planos de carga o exportación directa a su plataforma, para que la información quede lista para consultar dentro de su sistema sin retrabajos.

Trabajamos con los índices y formatos de carga que su plataforma de gestión documental requiera, de modo que la indexación realizada en el proyecto se conserve dentro de su sistema. Así evita volver a clasificar los documentos y aprovecha desde el primer día las búsquedas por metadatos.

Control de calidad de la digitalización

El control de calidad garantiza que cada imagen sea legible, esté completa y correctamente indexada, mediante verificación de resolución, cotejo página a página, revisión de la precisión del OCR y validación de los metadatos, de modo que el archivo digital sea una copia fiel e íntegra del documento original.

Cuando la información es sensible o no puede salir de su sede, realizamos la digitalización en sus instalaciones, con personal y equipos de producción bajo su supervisión. El proceso incluye:

• Alistamiento y depuración del archivo antes del escaneo.
• Escaneo con equipos de producción y parámetros de resolución controlados.
• Verificación de legibilidad, integridad y precisión del OCR por muestreo y cotejo.
• Validación de metadatos y entrega en el formato acordado.

Valor probatorio: la Ley 527 de 1999

La Ley 527 de 1999 reconoce validez jurídica y probatoria a los documentos electrónicos, por lo que una digitalización que preserve la fidelidad e integridad de la información puede sustituir la consulta del papel; nuestro proceso cuida esos requisitos para que sus imágenes tengan pleno respaldo legal en Colombia.

Una vez digitalizado e indexado su archivo, muchas organizaciones deciden destruir de forma certificada el papel que ya no están obligadas a conservar. Podemos encadenar ambos servicios y entregarle el certificado de destrucción correspondiente, siempre respetando los plazos de conservación que apliquen a cada tipo documental.

Factores que definen su cotización

El costo de un proyecto de digitalización con OCR e indexación depende de factores como el volumen en cajas o número de imágenes, el estado y tamaño del papel, la cantidad de campos de indexación, el nivel de OCR requerido, la recurrencia del servicio y la ciudad de atención.

Como cada archivo es distinto, trabajamos por cotización a la medida en lugar de tarifas fijas. Cuéntenos su volumen aproximado, el esquema de metadatos que necesita y si prefiere el trabajo en su sede o en nuestro centro de digitalización, y le preparamos una propuesta ajustada. Solicite su cotización a través de nuestro formulario de cotización y reciba una propuesta sin costo para digitalizar, indexar y recuperar su información en segundos.