19/07/2026
Gestión Documental en Colombia 2026: obligaciones legales de digitalización y destrucción
Qué exige la ley colombiana en 2026 para digitalizar y destruir documentos: Ley 594, Ley 1581, Acuerdo 001 de 2024 del AGN y tablas de retención. Guía práctica para empresas.
La gestión documental en Colombia ya no es un asunto exclusivo de las entidades públicas. Aunque la Ley 594 de 2000 obliga de forma directa al sector público, cualquier empresa privada que trate datos personales o deba conservar soportes contables está sujeta a reglas cada vez más exigentes sobre cómo conservar, digitalizar y destruir su información. En 2026, hacerlo sin control ya no es solo un riesgo operativo: puede constituir una falta sancionable.
El marco legal vigente en 2026
Cuatro fuentes normativas concentran las obligaciones más relevantes, cada una con su propio ámbito de aplicación:
- Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos): regula la función archivística. Aplica a las entidades públicas y a los particulares que cumplen funciones públicas o custodian documentos de valor histórico; define cómo conservar, transferir y eliminar documentos.
- Ley 1581 de 2012 (Ley General de Protección de Datos Personales): aplica a toda empresa que trate datos personales y exige suprimirlos de forma segura cuando termina la finalidad que los justificó, salvo que exista un deber legal de conservarlos.
- Código de Comercio y normas tributarias: obligan a las empresas privadas a conservar libros, comprobantes y soportes contables (por regla general, alrededor de 10 años).
- Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación (AGN): actualiza los lineamientos de gestión documental y refuerza, para las entidades públicas, los requisitos de digitalización y disposición final.
Tablas de Retención Documental: el punto de partida
Antes de digitalizar o destruir documentos de forma masiva conviene definir una Tabla de Retención Documental (TRD). Este instrumento —obligatorio para las entidades públicas y muy recomendable para cualquier empresa— define cuánto tiempo se conserva cada tipo de documento y cuál es su disposición final: conservación total, eliminación, selección o reproducción por medios técnicos. Destruir sin una política de retención clara es una de las causas más frecuentes de hallazgos en auditoría.
Digitalización certificada: qué exige el AGN
La digitalización de documentos con valor probatorio no consiste solo en "escanear". El AGN, a través del Protocolo para la Digitalización de Documentos con Fines Probatorios y del Acuerdo 003 de 2015, establece que la copia digital debe ser veraz, fiable, auténtica e íntegra respecto del original, con metadatos y controles que garanticen su fidelidad. Solo así la imagen puede reemplazar al papel con valor legal.
Importante: el artículo 49 de la Ley 594 establece que los documentos de carácter histórico no pueden destruirse aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio.
Destrucción certificada: cuándo y cómo eliminar
Cuando un documento cumple su tiempo de retención y su disposición final es la eliminación, el proceso correcto es la destrucción certificada: con cadena de custodia y un certificado que acredite qué se destruyó, cuándo y cómo. Botar documentos con datos personales a la basura común puede constituir una violación de datos frente a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Sanciones por incumplimiento
En el ámbito público, la Ley 594 contempla multas de hasta 20 salarios mínimos legales mensuales por cada semana de desacato a las órdenes del AGN, y clasifica las faltas contra el patrimonio documental como gravísimas cuando las cometen servidores públicos. Para las empresas privadas, el mayor riesgo proviene de la Ley 1581: la Superintendencia de Industria y Comercio puede sancionar el manejo indebido o la eliminación insegura de datos personales.
Cómo cumplir, paso a paso
- Defina una política y unas tablas de retención documental.
- Digitalice con valor probatorio los documentos de consulta frecuente.
- Programe jornadas periódicas de destrucción certificada para lo que cumplió su retención.
- Conserve las certificados como evidencia ante auditorías.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión documental?
Es el conjunto de actividades para producir, organizar, conservar, consultar y disponer de los documentos de una organización a lo largo de su ciclo de vida, conforme a la Ley 594 de 2000 y los lineamientos del Archivo General de la Nación.
¿Es obligatoria la digitalización certificada en Colombia?
No es obligatoria en sí misma, pero si desea que la imagen digital tenga valor probatorio y pueda reemplazar al papel, debe cumplir los requisitos de fidelidad e integridad del AGN (Protocolo para la Digitalización con Fines Probatorios y Acuerdo 003 de 2015). De lo contrario, la digitalización es solo una copia de referencia.
¿Qué documentos no se pueden destruir?
Los documentos de carácter histórico no pueden destruirse, aunque hayan sido reproducidos digitalmente (art. 49 de la Ley 594). Tampoco deben eliminarse documentos que aún estén dentro de su tiempo de retención legal o contable.
¿Qué sanciones hay por destruir documentos indebidamente?
En el sector público, la Ley 594 prevé multas de hasta 20 SMLMV por cada semana de desacato a las órdenes del Archivo General de la Nación y considera gravísimas las faltas contra el patrimonio documental cuando las cometen servidores públicos. Para las empresas privadas, la Superintendencia de Industria y Comercio puede sancionar el manejo indebido o la destrucción insegura de datos personales bajo la Ley 1581.