Tablas de retención documental: cuánto conservar cada documento

Las tablas de retención documental son el instrumento que le indica a su organización cuánto tiempo debe conservar cada documento y qué hacer con él cuando cumple su ciclo de vida. En Colombia, donde conviven la Ley General de Archivos, la Ley de habeas data y el Código de Comercio, saber cuándo guardar, cuándo digitalizar y cuándo destruir un expediente no es un lujo: es una cuestión de cumplimiento y una forma directa de reducir costos de almacenamiento y riesgos legales. En esta guía explicamos qué son las TRD, quién debe aplicarlas, cómo se fijan los tiempos de conservación y cuánto conservar los documentos más comunes.

¿Qué son las tablas de retención documental?

Una tabla de retención documental (TRD) es un listado que relaciona las series y subseries documentales que produce cada dependencia con el tiempo que deben permanecer en cada fase del archivo y con su disposición final. En otras palabras, ordena el archivo por tipos de documento y define su recorrido desde que se crea hasta que se conserva de forma permanente o se elimina.

Toda TRD suele contener, como mínimo, los siguientes elementos:

• La dependencia productora y las series o subseries documentales.
• El tiempo de retención en el archivo de gestión y en el archivo central.
• La disposición final del documento (conservar, eliminar, seleccionar o digitalizar).
• Los procedimientos y observaciones para aplicar cada decisión.

¿Para qué sirven las TRD?

Más allá de organizar carpetas, las tablas de retención documental cumplen funciones estratégicas para jefes de archivo, gerentes administrativos y responsables de cumplimiento:

• Garantizan que la información se conserve el tiempo exigido por la ley y por cada sector.
• Evitan la acumulación innecesaria de papel y liberan espacio físico costoso.
• Establecen cuándo un documento puede eliminarse de forma segura, sin riesgos legales.
• Facilitan las auditorías, la respuesta a requerimientos y la trazabilidad de la información.
• Son la base para proyectos de digitalización y para programas de destrucción certificada.

¿Quién está obligado a implementarlas?

Es importante distinguir dos situaciones. Las entidades públicas —y los privados que cumplen funciones públicas— están obligadas por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y por los lineamientos del Archivo General de la Nación a elaborar, convalidar y aplicar sus TRD. Para ellas no es opcional.

Las empresas privadas comunes no están sujetas a la Ley 594 en el mismo sentido, pero sí deben conservar información por otras vías: el Código de Comercio (libros y papeles del comerciante), la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales y habeas data, y las normas propias de cada sector (salud, financiero, entre otros). Para ellas, adoptar tablas de retención documental no es una exigencia formal del régimen archivístico, pero sí una práctica muy recomendable para cumplir esas obligaciones de forma ordenada.

Tiempos de conservación y disposición final

Los tiempos de retención se definen a partir del valor de cada documento: su valor administrativo, legal, contable, fiscal, técnico o histórico. El documento suele recorrer dos fases: primero permanece en el archivo de gestión (uso frecuente) y luego pasa al archivo central (consulta esporádica). Cuando termina ese recorrido, se aplica su disposición final:

• Conservación total: documentos con valor histórico, legal o fiscal permanente que nunca se eliminan.
• Eliminación: una vez cumplidos los plazos y sin valor secundario, se destruyen mediante destrucción certificada.
• Selección: se conserva una muestra representativa y el resto se elimina.
• Digitalización o microfilmación: la información se traslada a un soporte alternativo para consulta y respaldo.

En Colombia, los documentos electrónicos tienen valor probatorio según la Ley 527 de 1999, siempre que se garantice su integridad, disponibilidad y conservación en el tiempo.

Cuánto conservar cada tipo de documento

Los plazos exactos dependen de las tablas de cada organización, pero existen referencias legales que marcan mínimos habituales en Colombia:

• Documentos contables y financieros (libros, comprobantes, facturas y soportes): el Código de Comercio ordena conservarlos por lo menos 10 años.
• Documentos laborales y de nómina: por la prescripción de las obligaciones laborales y, sobre todo, por asuntos pensionales, conviene conservarlos por periodos prolongados; los soportes de aportes a seguridad social suelen guardarse de forma extendida.
• Documentos tributarios: deben conservarse mientras la DIAN pueda revisar las declaraciones, es decir, durante el periodo de firmeza aplicable a cada impuesto.
• Historias clínicas: se rigen por las normas del sector salud (Resolución 1995 de 1999 y sus modificaciones), que fijan un periodo mínimo de conservación contado desde la última atención.
• Contratos y documentos legales: se conservan durante la vigencia del contrato y el tiempo de prescripción de las acciones que puedan derivarse de él.
• Correspondencia y documentos de apoyo: suelen tener tiempos cortos y, en muchos casos, disposición final de eliminación.

Ante cualquier duda sobre un plazo específico, lo prudente es apoyarse en la norma del sector y no eliminar documentos que aún puedan tener valor legal o fiscal.

Cómo se conectan con la digitalización y la destrucción certificada

Las tablas de retención documental cobran vida cuando se aplican, y dos servicios las hacen operativas:

Para las series que exigen conservación prolongada o consulta frecuente, la digitalización de documentos reduce el espacio físico, protege la información frente al deterioro y agiliza las búsquedas, manteniendo el valor del contenido.

Para las series cuya disposición final es la eliminación, la destrucción de documentos certificada garantiza que la información salga de circulación de forma segura. Al finalizar el proceso usted recibe un certificado de destrucción que respalda el cumplimiento de la Ley 1581 y de sus políticas internas. Cuando la sensibilidad de la información lo exige, el proceso puede realizarse en sus instalaciones.

Aplicar bien una TRD significa, en la práctica, digitalizar lo que debe permanecer y destruir de forma certificada lo que ya cumplió su ciclo. ¿Quiere estructurar sus tiempos de conservación y disponer con seguridad de sus archivos? Solicite asesoría con nuestro equipo.

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