Destrucción de documentos para el sector financiero

La destrucción de documentos para el sector financiero es el proceso certificado de eliminación segura de soportes que contienen información de clientes —crédito, extractos, tarjetas y expedientes—, realizado bajo la reserva bancaria y la vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, con entrega de un certificado de destrucción como respaldo legal. Atendemos a bancos, cooperativas de ahorro y crédito, aseguradoras, comisionistas y fintech que necesitan cerrar el ciclo de vida de sus archivos sin exponer datos sensibles.

¿Por qué el sector financiero necesita destrucción certificada?

El sector financiero maneja los datos más sensibles de sus clientes, por lo que necesita destrucción certificada para cerrar el ciclo de vida de cada documento sin exponer información: una fuga de soportes de crédito, extractos o tarjetas puede derivar en fraude, pérdida de reputación y sanciones de la Superintendencia Financiera y la SIC. La eliminación informal (botar cajas, revender papel, borrar discos sin protocolo) no ofrece trazabilidad ni prueba del cumplimiento del deber de supresión.

Un servicio de destrucción de documentos para el sector financiero con certificado convierte esa obligación en un proceso auditable: cada retiro queda documentado, cada material se procesa a un nivel de corte irreversible y usted conserva la evidencia frente a auditorías internas, revisoría fiscal y autoridades de control.

Normativa que regula la conservación y destrucción de documentos financieros

La conservación y destrucción de documentos financieros en Colombia se rige por el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las circulares de la Superintendencia Financiera, la Ley 1266 de 2008 de habeas data financiero y la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales. No fijamos los plazos por usted: ejecutamos la destrucción cuando su política de retención documental determina que un documento cumplió su tiempo de conservación.

• Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993), art. 96 —modificado por la Ley 795 de 2003—: los libros y papeles de las entidades vigiladas se conservan por un término mínimo de cinco años desde la fecha del respectivo asiento; cumplido el plazo pueden destruirse, siempre que un medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta.
• Circular Básica Contable y Financiera y Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera: lineamientos de conservación y soportes asociados al SARLAFT (prevención de lavado de activos).
• Ley 1266 de 2008 (habeas data financiero): administración de información financiera, crediticia y comercial reportada a centrales de riesgo.
• Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013: deber de suprimir los datos personales cuando cesa la finalidad que justificó su tratamiento; autoridad de control, la SIC.
• Código de Comercio (art. 60) y Estatuto Tributario (art. 632): los documentos contables y tributarios se conservan por diez años.

Cuando la entidad es de carácter público, es la propia entidad quien levanta su acta de eliminación con el visto bueno de su Comité Interno de Archivo sobre las tablas de retención documental; nuestro proveedor entrega el certificado de destrucción que soporta la ejecución material.

Documentos y soportes que destruimos para bancos, aseguradoras y fintech

Destruimos todo soporte físico y digital que contenga información financiera o personal de sus clientes: solicitudes y pagarés de crédito, extractos, chequeras, tarjetas débito y crédito, formatos de vinculación, expedientes de siniestros y discos duros dados de baja, siempre con certificado de destrucción por cada retiro. Adaptamos el servicio a los volúmenes recurrentes propios de la operación bancaria y aseguradora.

• Soportes de crédito: solicitudes, estudios, pagarés cancelados y garantías.
• Extractos, comprobantes de transacciones y correspondencia con clientes.
• Formatos de vinculación, conocimiento del cliente (KYC) y soportes SARLAFT vencidos.
• Expedientes de siniestros, pólizas y documentación de aseguradoras.
• Chequeras, talonarios y papelería de seguridad obsoleta.

Tarjetas, plásticos y medios digitales

La destrucción de tarjetas débito y crédito, plásticos preimpresos y otros medios de pago exige un procesamiento que inutilice por completo bandas, chips y numeración. También destruimos discos duros, cintas y medios digitales dados de baja, para que ningún dato financiero pueda recuperarse. Cada lote queda amparado por su certificado de destrucción.

Reserva bancaria y confidencialidad de los datos de sus clientes

La reserva bancaria obliga a las entidades vigiladas a proteger la información de sus clientes durante todo su ciclo, incluida la destrucción; por eso trabajamos con cadena de custodia documentada, personal con acuerdos de confidencialidad y niveles de corte DIN 66399 P-4 y P-5, adecuados para datos personales y financieros. La información nunca se recicla ni se revende antes de su destrucción total.

Para las entidades que exigen máxima trazabilidad, ejecutamos la destrucción en sus instalaciones, de modo que sus documentos nunca abandonen el perímetro de seguridad y su personal presencie el proceso. También ofrecemos recolección con vehículos controlados y destrucción en planta, según su política de riesgo.

Proceso de destrucción certificada paso a paso

El proceso de destrucción certificada para el sector financiero cubre cuatro etapas: recolección con cadena de custodia, traslado en vehículos controlados, destrucción física con corte cruzado o micro-corte, y emisión del certificado de destrucción que respalda ante la Superintendencia Financiera, la SIC y las auditorías internas. Cada etapa queda registrada para garantizar trazabilidad de principio a fin.

1. Diagnóstico del volumen, tipo de material y modalidad (en sus instalaciones o en planta).
2. Recolección en contenedores sellados con cadena de custodia documentada.
3. Destrucción física a nivel DIN 66399 P-4 o P-5, irreversible.
4. Emisión del certificado de destrucción con fecha, peso, método y responsable.

Este servicio se articula con nuestra destrucción de documentos certificada y, para programas continuos, con la gestión documental de sus archivos activos e inactivos.

Digitalizar antes de destruir

Antes de destruir, muchas entidades digitalizan sus archivos porque el propio Estatuto Orgánico del Sistema Financiero permite eliminar los documentos una vez cumplido el plazo, siempre que un medio técnico garantice su reproducción exacta; la Ley 527 de 1999 respalda la validez del documento electrónico resultante. Así libera espacio físico y conserva una copia consultable y legalmente válida.

Combinamos la digitalización de documentos con la destrucción certificada para que su entidad reduzca el archivo físico sin perder acceso a la información ni al respaldo probatorio.

¿Cuánto cuesta la destrucción de documentos para el sector financiero?

El costo de la destrucción de documentos para el sector financiero no es una tarifa fija: depende del volumen en kilos o cajas, del tipo de material (papel, tarjetas, discos duros), de la recurrencia del servicio y de la ciudad donde opere la entidad. Por eso cotizamos cada caso de forma personalizada, sin cifras genéricas que no reflejen su operación real.

• Volumen a destruir (kilos, cajas o metros lineales).
• Tipo de material: documentos, tarjetas y plásticos, o medios digitales.
• Recurrencia: retiro puntual o programa periódico de destrucción.
• Ciudad y modalidad (en sus instalaciones o en planta).

Solicite una cotización sin costo y reciba una propuesta ajustada a su entidad y a su política de retención documental. Cotice la destrucción de documentos para su entidad financiera aquí.