Destrucción de Documentos por Sector
Plazos de retención y normativa que cambian según su actividad
La destrucción de documentos por sector varía porque cada actividad económica se rige por plazos de retención y normas propias: una IPS conserva historias clínicas quince años, una empresa guarda sus soportes contables diez, y una entidad pública elimina según su tabla de retención documental aprobada.
¿Por qué cambia la destrucción documental según el sector?
La normativa cambia porque el tiempo que un documento debe conservarse depende de su valor legal, contable, fiscal o probatorio, y ese valor lo fija la ley de cada sector: salud, tributario, laboral, archivístico y protección de datos imponen obligaciones que no siempre coinciden.
Plazos mínimos de retención por sector
Los plazos mínimos de retención se cuentan casi siempre desde el último movimiento del documento —la última atención, el último asiento contable o el retiro del trabajador— y solo cuando vencen procede la destrucción certificada; estas son las cifras verificadas por sector en Colombia:
- Salud (historias clínicas): 15 años desde la última atención —5 en archivo de gestión y 10 en central— (Resolución 839 de 2017).
- Contable y tributario: 10 años desde el último asiento o comprobante (Código de Comercio art. 60; Estatuto Tributario art. 632).
- Financiero (entidades vigiladas): mínimo 5 años para libros y papeles (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, art. 96; Ley 795 de 2003), además de la conservación contable aplicable.
- Recursos humanos (historias laborales): en entidades públicas, hasta 80 años en archivo central (Circular AGN 004 de 2003); en el sector privado, según su política de retención (prescripción laboral de 3 años, conservación contable de 10 años y protección de derechos pensionales).
- Datos personales (transversal): mientras dure la finalidad que los justificó; cesada esta, procede la supresión segura (Ley 1581 de 2012).
- Sector público: según su tabla de retención documental (TRD/TVD) aprobada por el Comité Interno de Archivo (Ley 594 de 2000; Acuerdo AGN 004 de 2019).
- Otros sectores (educación, jurídico, comercio): según su política de retención documental y la normativa aplicable.
Lo que comparten todos los sectores
Independientemente del sector, toda destrucción documental correcta comparte tres garantías: se ejecuta con cadena de custodia y equipos DIN P-4 o P-5 para datos personales, se realiza en planta o en sus instalaciones, y termina con un certificado de destrucción verificable. En el sector público, la entidad levanta su acta de eliminación con el Comité Interno de Archivo y el proveedor entrega el certificado de destrucción.
Elija la guía de su sector
Abajo encontrará la guía de cada sector. Si aún no define su política de retención, nuestro servicio de gestión documental construye sus tablas de retención antes de destruir. El estimado depende del volumen en kilogramos o cajas, el material, la recurrencia y la ciudad: solicite su cotización.
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Leer →Preguntas frecuentes
¿Por qué la destrucción de documentos cambia según el sector?+
Porque cada sector se rige por plazos y normas distintas. En salud, las historias clínicas se conservan 15 años (Resolución 839 de 2017); en contabilidad, los soportes 10 años (Código de Comercio art. 60); y en el sector público se elimina según la tabla de retención documental aprobada por el Comité Interno de Archivo.
¿Cuál es el plazo mínimo para destruir documentos en Colombia?+
No existe un plazo único: depende del tipo de documento. Los soportes contables se conservan 10 años; las historias clínicas, 15 años; y las historias laborales hasta 80 años en archivo central. Los datos personales se suprimen al cesar la finalidad que justificó su recolección (Ley 1581 de 2012).
¿Qué pasa si destruyo documentos antes del plazo de retención?+
Destruir antes del vencimiento puede eliminar evidencia exigible por la DIAN, un juez o una auditoría y derivar en sanciones. Por eso toda destrucción debe partir de su política de retención documental —o de las tablas de retención en el sector público— y ejecutarse solo sobre series ya cumplidas.
¿Todos los sectores reciben un certificado de destrucción?+
Sí. En todos los sectores usted recibe un certificado de destrucción con cadena de custodia, peso, método y responsable, verificable en línea. En el sector público, además, la entidad levanta su acta de eliminación con el Comité Interno de Archivo y el proveedor entrega el certificado de destrucción.
¿Cómo sé qué normativa de retención aplica a mi empresa?+
Debe partir de una política de retención documental que cruce su actividad con las normas aplicables: contable, tributaria, laboral, de salud o de protección de datos. En el sector público esto se formaliza en las tablas de retención documental (TRD) aprobadas por el Comité Interno de Archivo; nuestro equipo de gestión documental puede ayudarle a definirla.