Destrucción de documentos para colegios y universidades

La destrucción de documentos en colegios y universidades elimina de forma segura y certificada los soportes administrativos, financieros y de admisiones que ya cumplieron su tiempo de retención, mientras conserva de forma permanente los registros académicos y las actas de grado que acreditan la trayectoria de cada estudiante.

¿Qué documentos puede destruir un colegio o una universidad?

Una institución educativa puede destruir los documentos administrativos, financieros y de apoyo cuyo tiempo de retención ya venció: formularios de aspirantes no matriculados, admisiones antiguas, correspondencia interna, copias y duplicados, soportes contables con más de diez años y documentación de personal que ya cumplió su ciclo de conservación.

En la práctica, el mayor volumen de destrucción en el sector educación proviene de la operación administrativa, no de los registros académicos. Estos son los soportes que, cumplido su plazo, suelen eliminarse de forma certificada:

• Admisiones antiguas: formularios de inscripción y documentación de aspirantes no matriculados.
• Soportes financieros y contables que ya superaron los diez años de conservación tributaria.
• Correspondencia y comunicaciones internas vencidas, circulares y memorandos de apoyo.
• Copias, duplicados y borradores sin valor archivístico.
• Historias laborales de personal docente y administrativo que ya cumplieron su ciclo.
• Encuestas, formularios de bienestar y consentimientos con datos personales cuya finalidad ya cesó.

Antes de destruir, confronte cada serie documental con su tabla de retención documental o su política de retención, y revise cuánto tiempo debe conservar los documentos contables.

Qué no se destruye: registros académicos y actas de grado

Los registros académicos y las actas de grado son de conservación permanente y nunca se destruyen, porque acreditan la educación impartida y garantizan los derechos de los egresados durante toda su vida: incluyen libros de matrícula, historias académicas, registro de diplomas y actas de validación.

Cuando una institución cierra, estos archivos no se eliminan: se transfieren a la Secretaría de Educación correspondiente, que asume su custodia y expide certificaciones supletorias. Por eso, antes de cualquier depuración, la recomendación es digitalizar los registros de valor permanente para asegurar su preservación y consulta a largo plazo.

Datos personales de estudiantes y la Ley 1581 de 2012

Los datos personales de los estudiantes exigen una protección reforzada, especialmente los de niños, niñas y adolescentes, cuyo tratamiento está restringido por el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, de modo que al cesar la finalidad surge el deber de suprimirlos mediante una destrucción segura y verificable.

El tratamiento de datos de menores solo procede respetando su interés superior y con autorización de los representantes legales; los datos sensibles requieren autorización explícita. La autoridad de vigilancia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Destruir de forma certificada los soportes con información de estudiantes que ya cumplió su finalidad es la manera de honrar el deber de supresión. Puede profundizar en las obligaciones legales de destruir documentos con datos personales.

Instituciones públicas y privadas: TRD y política de retención

En los colegios y universidades públicas la eliminación se rige por las tablas de retención documental (TRD) y exige aprobación del Comité Interno de Archivo: la entidad levanta su acta de eliminación y el proveedor entrega el certificado de destrucción que la respalda técnicamente.

En las instituciones privadas no existe la obligación de TRD, pero sí el deber de contar con una política de gestión y retención documental que defina qué se conserva, por cuánto tiempo y qué se elimina. En ambos casos, nuestro rol como proveedor es el mismo: ejecutar la destrucción de forma segura y entregar el certificado de destrucción que respalda la trazabilidad del proceso.

Cómo funciona la destrucción certificada para el sector educación

El proceso combina la recolección con custodia, la destrucción por trituración según el nivel de seguridad DIN 66399 que corresponda a la sensibilidad del dato y la entrega de un certificado de destrucción; puede ejecutarse en sus instalaciones frente a su personal o en planta bajo cadena de custodia documentada.

1. Diagnóstico y recolección: identificamos las series a destruir y recogemos el material con cadena de custodia.
2. Destrucción: trituración al nivel DIN 66399 que corresponda; para datos personales se recomienda P-4 (corte cruzado) o P-5 (micro-corte).
3. Certificado de destrucción: acreditamos fecha, volumen, método y responsable en un documento verificable de forma pública.

El servicio puede ser puntual o recurrente. Conozca el detalle en nuestra página de destrucción de documentos certificada y las demás soluciones por sector.

Factores que determinan la cotización

El costo depende de varios factores, no de una tarifa fija: el volumen en kilogramos o cajas, el tipo de material y soporte, el nivel de seguridad DIN requerido, la recurrencia del servicio y la ciudad donde se encuentre su sede.

• Volumen en kilogramos, cajas o metros lineales de archivo.
• Tipo de material y soporte (papel, medios magnéticos, carnés y credenciales).
• Nivel de seguridad DIN 66399 requerido según la sensibilidad de los datos.
• Recurrencia: servicio único o programa periódico de depuración.
• Ciudad y número de sedes a atender.

Cada institución es distinta, por eso trabajamos con una cotización a la medida. Cuéntenos su volumen y sus necesidades y le preparamos una propuesta: solicite su cotización aquí.