Destrucción de historias laborales y soportes de nómina

¿Qué es la destrucción de historias laborales y soportes de nómina?

La destrucción de historias laborales y soportes de nómina es el proceso certificado de eliminación segura de expedientes de empleados y comprobantes de pago que ya cumplieron su tiempo de retención, garantizando la confidencialidad de los datos personales y el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 en Colombia.

El área de recursos humanos y nómina concentra uno de los volúmenes documentales más sensibles de cualquier organización: contratos, hojas de vida, historias clínicas ocupacionales, planillas de aportes y comprobantes de pago. Eliminar ese papel sin una destrucción de documentos certificada expone a la empresa a fugas de información, sanciones y reclamaciones. Por eso el descarte debe ser trazable, irreversible y respaldado por un certificado de destrucción.

¿Cuánto tiempo se deben conservar las historias laborales y los soportes de nómina?

No existe un plazo único: las historias laborales y los soportes de nómina se conservan según los tiempos que fije la ley y su política de retención documental, considerando la prescripción laboral de tres años, la conservación contable y tributaria de diez años y la protección de los derechos pensionales.

En la práctica confluyen varios marcos normativos que debe conciliar antes de destruir cualquier expediente de personal:

• Prescripción laboral: el artículo 488 del Código Sustantivo del Trabajo fija en tres años la prescripción de las acciones laborales, contados desde que la obligación se hace exigible. El artículo 489 permite interrumpir ese término una sola vez mediante reclamo escrito del trabajador.
• Conservación contable y tributaria: los soportes de nómina con efectos contables o fiscales se conservan diez años, según el artículo 60 del Código de Comercio y el artículo 632 del Estatuto Tributario. La Ley 962 de 2005 permite conservarlos en cualquier medio que garantice su reproducción.
• Derechos pensionales: los soportes que prueban aportes y semanas cotizadas al Sistema General de Pensiones pueden requerir conservación prolongada, pues acreditan derechos que se reconocen muchos años después. Se recomienda conservarlos más allá de los plazos contables antes de destruirlos.
• Datos personales: la Ley 1581 de 2012 impone el deber de suprimir la información cuando cesa la finalidad que justificó su tratamiento. Conservar expedientes sin fundamento también genera riesgo.

Puede profundizar en los tiempos aplicables en nuestra guía sobre cuánto tiempo conservar documentos contables en Colombia y en las tablas de retención documental por sector.

¿Por qué las historias laborales exigen destrucción certificada?

Las historias laborales concentran datos personales y sensibles de sus empleados —salud, datos biométricos, afiliación sindical e información financiera y familiar—, por lo que su eliminación exige destrucción certificada bajo la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que imponen el deber de suprimir la información cuando cesa la finalidad de su tratamiento.

El tratamiento indebido de estos datos puede acarrear sanciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos en Colombia. Una destrucción improvisada —papel a la basura o a reciclaje sin control— no acredita la supresión ni protege la reserva legal de la información laboral. La destrucción certificada, en cambio, documenta ante la SIC que la información fue eliminada de forma segura e irreversible. Conozca más sobre las obligaciones legales de destruir documentos con datos personales.

¿Qué documentos de recursos humanos y nómina destruimos?

Destruimos todo el expediente de personal y los soportes de nómina que ya cumplieron su tiempo de retención: contratos, hojas de vida, comprobantes de pago, liquidaciones y demás documentación, siempre con certificado de destrucción y trazabilidad completa del proceso.

• Contratos de trabajo, otrosíes y sus anexos.
• Hojas de vida, soportes de selección y pruebas de ingreso.
• Comprobantes de pago, liquidaciones de nómina y prestaciones sociales.
• Planillas y soportes de aportes a seguridad social y parafiscales.
• Incapacidades, exámenes médicos ocupacionales e historias clínicas laborales.
• Evaluaciones de desempeño, procesos disciplinarios y actas de descargos.
• Copias de documentos de identidad y demás datos personales de empleados retirados.

¿Cómo es el proceso de destrucción certificada?

El proceso se realiza en sus instalaciones o en nuestra planta, con cadena de custodia desde la recolección hasta la trituración, aplicando niveles de seguridad DIN 66399 P-4 o P-5 para datos personales y cerrando con la entrega de un certificado de destrucción con peso, fecha y método.

1. Diagnóstico y recolección: identificamos los expedientes que superaron su tiempo de retención y los recogemos en contenedores sellados con trazabilidad.
2. Cadena de custodia: el material permanece controlado en todo momento; puede optar por la destrucción en sus instalaciones con unidades móviles o en nuestra planta.
3. Trituración segura: aplicamos corte cruzado (P-4) o micro-corte (P-5), niveles recomendados para datos personales y sensibles según la norma DIN 66399.
4. Certificado de destrucción: entregamos el soporte con volumen en kilogramos, fecha, método y responsable, verificable como evidencia de cumplimiento.

Si aún necesita el contenido antes de descartar el papel, la digitalización de documentos conserva el expediente en formato electrónico —con validez reconocida por la Ley 527 de 1999— y libera espacio físico. También integramos el descarte dentro de su plan de gestión documental.

Historias laborales en el sector público y en el privado

En el sector público, la eliminación de historias laborales exige Tablas de Retención Documental, el aval del Comité Interno de Archivo y el acta de eliminación que levanta la propia entidad; en el sector privado basta su política de retención documental. En ambos casos entregamos el certificado de destrucción.

Las entidades públicas se rigen por la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo AGN 004 de 2019, y la organización de sus historias laborales sigue la Circular AGN 004 de 2003. La eliminación documental es una decisión formal del Comité Interno de Archivo, respaldada por su acta de eliminación; nuestro rol como proveedor es ejecutar la destrucción y entregar el certificado que la soporta. En el sector privado no existen TRD obligatorias, pero sí el deber de definir y aplicar una política de retención documental coherente con la ley. Vea todos los sectores que atendemos en destrucción de documentos por sector.

Cotice la destrucción de historias laborales y nómina

El valor depende de factores como el volumen (kilogramos o cajas), el tipo de material, la recurrencia del servicio y la ciudad de recolección. Cuéntenos su caso y le preparamos una propuesta a la medida, con destrucción certificada y trazabilidad de principio a fin. Solicite su cotización aquí.