Destrucción de historias clínicas en Colombia

La destrucción de historias clínicas en Colombia procede únicamente cuando se cumple el periodo mínimo de conservación de 15 años que fija la Resolución 839 de 2017, y debe ejecutarse mediante destrucción certificada que garantice la reserva de los datos sensibles del paciente. En destrucciondedocumentos.com.co acompañamos a IPS, EPS, clínicas y consultorios con un proceso trazable, con cadena de custodia y certificado de destrucción verificable.

¿Cuánto tiempo deben conservarse las historias clínicas en Colombia?

Las historias clínicas deben conservarse por un mínimo de 15 años contados desde la fecha de la última atención, según la Resolución 839 de 2017: los primeros 5 años en el archivo de gestión y los 10 siguientes en el archivo central. Solo al completar ese plazo puede evaluarse la disposición final.

Existen dos casos especiales que amplían la retención y que la institución debe verificar antes de destruir cualquier expediente:

• Víctimas de violaciones a los derechos humanos o al Derecho Internacional Humanitario: los términos de retención y conservación se duplican.
• Historias vinculadas a delitos de lesa humanidad: la conservación es permanente y la entidad custodia debe garantizarla.

Estos plazos son de obligatorio cumplimiento y prevalecen sobre cualquier política interna. Si necesitas ubicar cada serie documental, nuestra área de gestión documental te ayuda a organizar el archivo antes de la eliminación.

¿Cuándo procede la destrucción certificada de historias clínicas?

La destrucción certificada procede cuando la historia clínica ha cumplido íntegramente su periodo de retención y la institución ha realizado la valoración documental correspondiente; la eliminación se hace por series y subseries documentales, nunca documento por documento, salvo copias idénticas o duplicados. Este es un requisito expreso de la Resolución 839 de 2017.

En el sector salud la responsabilidad se reparte con claridad: la institución levanta su acta de eliminación conforme al procedimiento de la norma y remite copia a la entidad departamental o distrital de salud; el proveedor de destrucción entrega el certificado de destrucción que respalda la disposición final segura del material. Nosotros nos encargamos de esta última etapa y de que quede documentada.

Historia clínica: datos personales sensibles y reserva

La historia clínica contiene datos personales sensibles y está sometida a reserva, por lo que su eliminación se rige por la Ley 1581 de 2012: al cesar la finalidad del tratamiento existe el deber de suprimir la información de forma segura y verificable. Los datos relativos a la salud son sensibles según el artículo 5 de esa ley.

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) vigila el cumplimiento y tiene facultad sancionatoria, por lo que una disposición inadecuada del papel expone a la institución a riesgos legales y reputacionales. Puedes ampliar el marco de deberes en nuestro artículo sobre obligaciones legales de destruir documentos con datos personales.

Cómo destruimos historias clínicas en el sector salud

Destruimos historias clínicas físicas mediante trituración industrial de alto nivel de seguridad, con cadena de custodia documentada desde el retiro hasta la disposición final; el servicio puede realizarse en sus instalaciones o en nuestra planta, y al finalizar entregamos el certificado de destrucción. Aplicamos niveles de partícula acordes a datos sensibles.

• Nivel de seguridad: destrucción con micro-corte tipo P-5 de la norma DIN 66399, recomendado para datos personales sensibles.
• Otros soportes: radiografías, medios magnéticos y ópticos se destruyen según su material, sin reintegrarse al ciclo de datos.
• Trazabilidad: pesaje, registro y certificado de destrucción alineado con el acta de eliminación de la institución.

Si tu institución aún debe cumplir años de retención, puedes conservar el expediente en formato electrónico con nuestra digitalización de documentos y programar la destrucción del papel una vez agotada su finalidad. Conoce todo el alcance en destrucción de documentos certificada y revisa los detalles específicos de la destrucción de historias clínicas.

Factores que determinan tu cotización

El valor de un servicio de destrucción de historias clínicas depende de factores como el volumen en kilogramos o cajas, el tipo de material (papel, radiografías, medios magnéticos), la recurrencia del servicio y la ciudad de recolección; por eso cotizamos cada caso de forma personalizada. No manejamos tarifas fijas publicadas.

Cuéntanos cuántas cajas o metros lineales necesitas eliminar y en qué ciudad opera tu IPS o clínica. Puedes explorar más sectores en destrucción de documentos por sector y solicitar tu propuesta a la medida en nuestra página de cotización.