Eliminación documental para entidades públicas en Colombia

Eliminación documental en entidades públicas: qué exige la ley

La eliminación documental en entidades públicas de Colombia debe ejecutarse conforme a la Ley 594 de 2000 y al Acuerdo AGN 004 de 2019: solo procede sobre documentos cuya retención venció según las TRD o TVD, con aprobación del Comité Interno de Archivo.

Para una alcaldía, una gobernación, una empresa industrial y comercial del Estado o cualquier sujeto obligado, la destrucción de archivos no es una decisión operativa aislada, sino el paso final de un procedimiento archivístico reglado. Cualquier eliminación por fuera de este marco expone a la entidad a hallazgos de control interno, disciplinarios y fiscales. Por eso combinamos la ejecución técnica de la destrucción con el soporte documental que sus procesos de transparencia y auditoría requieren.

Marco normativo: Ley 594 de 2000 y Acuerdo AGN 004 de 2019

El marco que rige la eliminación documental en el sector público colombiano lo integran la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, y el Acuerdo AGN 004 de 2019, que reglamenta las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD).

Estas normas fijan una regla central: ningún documento de archivo se elimina si no está previsto en las TRD o TVD de la entidad, debidamente convalidadas e inscritas en el Registro Único de Series Documentales. Las TRD gobiernan la producción documental corriente y las TVD ordenan los fondos acumulados. Ambas definen los tiempos de retención en gestión y en el archivo central, y la disposición final de cada serie. Si su entidad aún consolida estos instrumentos, conviene revisar cómo se estructuran las tablas de retención documental por sector antes de programar cualquier eliminación.

El procedimiento de eliminación paso a paso

El procedimiento de eliminación documental exige que la entidad identifique en sus TRD o TVD las series cuyo tiempo de retención ya se cumplió, someta el inventario al Comité Interno de Archivo, publique ese inventario y solo entonces contrate la destrucción física de los soportes.

1. Valoración e inventario. El área de gestión documental identifica las series y subseries con disposición final de eliminación y cuyo plazo de retención concluyó, y levanta el inventario en formato único.
2. Aprobación del Comité. El Comité Interno de Archivo, integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, revisa y aprueba la eliminación.
3. Acta de eliminación. La aprobación consta en un acta de eliminación suscrita por el presidente y el secretario técnico del Comité.
4. Publicación del inventario. La entidad publica el inventario de documentos a eliminar en su sitio web durante sesenta (60) días hábiles para recibir observaciones.
5. Destrucción y certificado. Cumplido el plazo, el proveedor ejecuta la trituración con cadena de custodia y entrega el certificado de destrucción.
6. Conservación permanente. El acta de eliminación y el inventario de lo eliminado se conservan permanentemente y se mantienen publicados en el sitio web.

Acta de eliminación y certificado de destrucción: no son lo mismo

En el sector público, el acta de eliminación y el certificado de destrucción son documentos distintos: la entidad levanta su acta de eliminación como decisión administrativa aprobada por el Comité, mientras el proveedor ejecuta la trituración y entrega el certificado de destrucción del material.

El acta de eliminación es un documento interno de la entidad; deja constancia de qué series se autorizaron a eliminar y de quién lo aprobó. El certificado de destrucción es la evidencia que emite el proveedor y prueba que el soporte físico fue efectivamente destruido, con fecha, volumen, método y cadena de custodia. Un proceso completo genera ambos: la entidad conserva su acta y archiva el certificado como respaldo ante control interno y ante los organismos de control.

Publicación del inventario de eliminación

Antes de eliminar, la entidad debe publicar en su sitio web el inventario de documentos a eliminar durante sesenta (60) días hábiles, para que la ciudadanía, los Consejos Territoriales de Archivos o el Archivo General de la Nación presenten observaciones sobre el proceso.

Este requisito materializa el principio de transparencia y máxima publicidad que rige la función archivística pública. La entidad solo puede proceder con la trituración una vez vencido el término y atendidas las observaciones recibidas. Alineamos el cronograma del servicio con esta etapa: coordinamos la recolección y la destrucción para después del cierre del período de publicación, de modo que la ejecución física quede blindada frente a auditorías.

Cómo ejecutamos la destrucción para el sector público

Ejecutamos la destrucción certificada del material aprobado por su Comité en la modalidad que su entidad requiera: recolección con cadena de custodia hacia nuestra planta o trituración en sus instalaciones, siempre con corte que cumple los niveles P-4 o P-5 de la norma DIN 66399.

• Cadena de custodia documentada desde el retiro del material hasta su destrucción, con trazabilidad por peso y por lote.
• Niveles de corte P-4 y P-5 (corte cruzado y micro-corte), adecuados para información con datos personales y documentos reservados.
• Destrucción en sus instalaciones cuando la sensibilidad del archivo exige que el material no salga de la sede.
• Certificado de destrucción por cada servicio, listo para adjuntar a su expediente y publicar junto con el acta e inventario.
• Destrucción de medios no papel como discos duros, cintas y otros soportes, cuando la eliminación de series así lo comprende.

Si su entidad necesita ordenar sus archivos antes de eliminar, complementamos el servicio con gestión documental y con digitalización de documentos con validez conforme a la Ley 527 de 1999, de modo que la información con valor secundario se conserve digitalmente mientras el soporte físico vencido se destruye. Conozca también nuestra destrucción de documentos certificada y el detalle por sector.

Factores que definen su cotización

El valor de un servicio de destrucción para entidades públicas depende de factores como el volumen en kilogramos, el tipo de soporte (papel, medios magnéticos o discos), la ciudad de recolección y la recurrencia del contrato; por eso preparamos una cotización a la medida.

Cada proceso de eliminación en el sector público tiene su propio alcance: purgas puntuales de fondos acumulados, eliminaciones periódicas programadas por vigencia o destrucción de soportes tras un proyecto de digitalización. Cuéntenos el volumen estimado, las modalidades que necesita y su ciudad, y le entregamos una propuesta clara, sin sorpresas y ajustada a las exigencias del Acuerdo AGN 004 de 2019.

Solicite su cotización de destrucción documental para entidades públicas y programe su próxima eliminación con respaldo normativo completo.