Preguntas frecuentes sobre destrucción de documentos
Respuestas claras sobre destrucción certificada, normativa y gestión documental en Colombia
Este centro de preguntas frecuentes reúne las respuestas clave sobre destrucción de documentos, certificado de destrucción, retención documental y cumplimiento normativo en Colombia. Encontrará explicaciones directas, citables y basadas en la ley vigente para que su empresa decida cómo eliminar información confidencial sin riesgo.
Qué encontrará en este centro de ayuda
Aquí resolvemos las dudas más comunes de responsables de archivo, gerencia y áreas legales sobre cómo destruir y gestionar documentos de forma segura. Cada respuesta está redactada para ser directa y verificable, con referencia a la normativa colombiana cuando corresponde.
- Destrucción certificada: qué es el certificado de destrucción, cómo opera la cadena de custodia y cómo verificarlo en línea.
- Cumplimiento y normativa: obligaciones de la Ley 1581 de 2012 (Habeas Data) y el papel de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
- Retención documental: cuánto tiempo conservar soportes contables, historias clínicas y las series definidas en su política de retención documental (o Tablas de Retención Documental, TRD, en el sector público).
- Modalidades del servicio: destrucción en planta o en sus instalaciones, y los niveles de seguridad DIN 66399 (P-1 a P-7).
- Digitalización y equipos: cuándo digitalizar antes de destruir y cómo elegir escáneres o máquinas destructoras.
Cómo navegar las preguntas frecuentes
Debajo encontrará el listado completo de preguntas agrupadas por tema; abra cualquiera para ver la respuesta ampliada con su fundamento normativo. Si su duda corresponde a un servicio puntual, consulte también nuestra página de destrucción de documentos certificada o los artículos del blog.
¿No encuentra su respuesta?
Si necesita una respuesta específica o un estimado para su empresa, con gusto lo asesoramos. La cotización es personalizada y depende de factores como el volumen (cajas o kilogramos), el tipo de material, la recurrencia del servicio y la ciudad. Solicite su cotización y reciba orientación sin costo.
¿Qué es la cadena de custodia en destrucción de documentos?
La cadena de custodia garantiza la trazabilidad de sus documentos desde la recolección hasta la destrucción certificada. Conozca sus etapas, elementos y valor probatorio.
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Cómo funciona la digitalización de documentos paso a paso: alistamiento, escaneo con ADF, OCR e indexación, control de calidad y valor probatorio según la Ley 527 de 1999.
Leer →¿Qué es la destrucción certificada de documentos?
La destrucción certificada elimina documentos con datos personales de forma irreversible y trazable, con cadena de custodia y certificado de destrucción.
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Un certificado de destrucción de documentos es la prueba formal que emite el proveedor: fecha, material, método y responsable de la eliminación. Conócelo aquí.
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Así funciona la destrucción de documentos paso a paso: recolección con cadena de custodia en sus instalaciones, trituración DIN y certificado de destrucción.
Leer →Preguntas frecuentes
¿Qué es un certificado de destrucción de documentos?+
Es el documento legal que acredita que sus archivos fueron destruidos de forma segura e irreversible, con fecha, peso, método y responsable. El nuestro incluye un código único verificable en línea: la evidencia que necesita ante auditorías o requerimientos de la SIC.
¿Qué exige la ley colombiana sobre destruir documentos con datos personales?+
La Ley 1581 de 2012 y su Decreto 1377 de 2013 obligan a suprimir los datos personales cuando termina la finalidad que justificó su recolección. La autoridad de control es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), que puede sancionar la eliminación insegura de información.
¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos antes de destruirlos?+
Depende del tipo de documento. Los soportes contables se conservan 10 años (Código de Comercio, artículo 60) y las historias clínicas 15 años desde la última atención (Resolución 839 de 2017). Sus Tablas de Retención Documental fijan el plazo de cada serie.
¿La destrucción se realiza en planta o en mis instalaciones?+
Ofrecemos ambas modalidades. Podemos recoger sus archivos en contenedores sellados con cadena de custodia y destruirlos en planta, o realizar la destrucción en sus instalaciones cuando su política de seguridad lo exige. En los dos casos usted recibe el certificado de destrucción verificable.
¿Cómo se cotiza el servicio de destrucción de documentos?+
El servicio es por cotización, sin tarifas fijas. El valor depende de factores como el volumen (cajas o kilogramos), el tipo de material, la recurrencia del servicio y la ciudad. Solicite su cotización en línea y reciba un estimado y asesoría sin costo.