¿Cómo funciona la destrucción de documentos?

La destrucción de documentos funciona en seis etapas controladas: usted solicita una cotización, recogemos los archivos con cadena de custodia en sus instalaciones, los transportamos de forma segura, los trituramos al nivel DIN 66399 requerido, le entregamos el certificado de destrucción y reciclamos el material resultante.

¿Cómo funciona la destrucción de documentos? Resumen del proceso

La destrucción certificada convierte información confidencial en partículas irrecuperables bajo trazabilidad completa. Cada etapa queda documentada, desde la recolección hasta la disposición final, para que su empresa cuente con evidencia verificable de cumplimiento frente a auditorías y a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

1. Solicitud y cotización según sus necesidades.
2. Recolección con cadena de custodia en sus instalaciones.
3. Transporte seguro en vehículos controlados.
4. Trituración industrial al nivel DIN requerido.
5. Entrega del certificado de destrucción.
6. Reciclaje responsable del material.

Paso a paso del proceso de destrucción certificada

1. Solicitud y cotización

Todo inicia cuando usted define qué necesita destruir y con qué frecuencia. Evaluamos los factores que determinan la propuesta: volumen en kilogramos o cajas, tipo de material (papel, medios digitales, uniformes), recurrencia del servicio y ciudad de recolección. Con esos datos preparamos una cotización a la medida, sin costos ocultos.

2. Recolección con cadena de custodia en sus instalaciones

Recogemos los documentos directamente en sus instalaciones bajo cadena de custodia documentada. Empleamos contenedores sellados o bolsas de seguridad numeradas, registramos responsables y horas, y dejamos soporte de la entrega. Así la información nunca queda expuesta ni sin control desde el primer minuto del proceso.

3. Transporte seguro

El traslado se realiza en vehículos controlados que mantienen la trazabilidad de la carga. Los contenedores viajan sellados hasta el punto de destrucción, con seguimiento del recorrido y del personal autorizado. Esta continuidad de la cadena de custodia es clave para que el certificado de destrucción tenga pleno valor probatorio.

4. Trituración industrial al nivel DIN requerido

La destrucción se ejecuta con trituración industrial al nivel de seguridad que exige su información, según la norma DIN 66399 y sus siete niveles P-1 a P-7. Para documentos con datos personales se aplica típicamente P-4 o P-5; para información de alta confidencialidad se usa P-6 o P-7, con partícula muy pequeña e irrecuperable.

5. Entrega del certificado de destrucción

Al finalizar, usted recibe un certificado de destrucción con fecha, peso, método y responsable, además de un código único verificable en línea. Este documento es la evidencia formal de que la información fue eliminada de manera segura, alineada con la Ley 1581 de 2012 y el deber de supresión que de ella se deriva.

6. Reciclaje del material

El papel triturado se destina a reciclaje responsable, cerrando el ciclo de forma ambientalmente correcta. Sin comprometer la seguridad de los datos ya destruidos, el material se reincorpora a la cadena productiva, lo que reduce el impacto ambiental de su gestión documental y aporta a los objetivos de sostenibilidad de su organización.

Destrucción en sus instalaciones vs. destrucción en planta

Existen dos modalidades y ambas entregan certificado de destrucción. La elección depende de sus políticas de seguridad, del volumen y de si necesita presenciar el proceso:

• En sus instalaciones: una unidad móvil tritura los documentos en el sitio, frente a su personal. Ideal cuando su política exige que la información no salga de la sede o desea presenciar la destrucción.
• En planta: los documentos se recogen bajo cadena de custodia y se trituran en nuestras instalaciones industriales. Suele ser la opción más eficiente para grandes volúmenes y jornadas de depuración de archivo.

Marco legal que respalda el proceso en Colombia

La destrucción certificada le ayuda a cumplir obligaciones concretas. La Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 exigen suprimir los datos personales cuando termina su finalidad, bajo vigilancia de la SIC. Antes de destruir, verifique los tiempos de retención en su política de retención documental —o Tablas de Retención Documental (TRD), obligatorias en el sector público—. Recuerde que estos plazos los fija la ley: los soportes contables se conservan 10 años y las historias clínicas 15 años. Conozca más en nuestra página de destrucción certificada.

¿Cómo solicitar el servicio?

Solicitar es sencillo: indíquenos volumen aproximado, tipo de material, ciudad y recurrencia, y recibirá una cotización a la medida. El precio depende de esos factores, por eso trabajamos por cotización y no con tarifas fijas. Solicite su cotización y programe una destrucción de documentos segura, trazable y con certificado verificable.