Fin de contrato de custodia: salida de bodegaje y destrucción certificada de archivo

Al terminar un contrato de custodia o bodegaje, usted debe recuperar el inventario completo, separar los documentos que todavía están dentro de su periodo legal de retención de los que ya lo cumplieron, y destruir certificadamente estos últimos en lugar de seguir pagando almacenamiento por archivo que ya no tiene valor.

Qué hacer cuando termina su contrato de bodegaje de archivo

Cuando llega la salida de bodegaje y custodia de archivo, el orden correcto es inventariar, cotejar contra el inventario del proveedor, clasificar por tabla de retención y decidir documento por documento entre devolución interna, migración a otro custodio o destrucción certificada de lo que ya cumplió su plazo.

El error más común es prorrogar el contrato o pagar una mudanza completa del archivo sin revisar qué contiene. Buena parte del volumen almacenado suele ser documentación que ya superó su tiempo de retención legal y que solo genera costo mensual y riesgo. La terminación del contrato es el momento natural para depurar.

Un contrato de custodia funciona jurídicamente como un depósito: el custodio responde por la conservación y por la devolución del archivo. Por eso el proceso de salida debe quedar documentado en cada paso, desde el inventario de entrega hasta el certificado de destrucción de lo que se elimina.

Inventario y cotejo antes de la salida

El inventario es el primer paso: exija al custodio saliente el listado detallado de cajas y unidades, coteje físicamente contra ese registro y documente faltantes o daños antes de firmar la devolución. Sin inventario verificado no hay forma de saber qué conserva, qué migra y qué destruye.

• Solicite el inventario topográfico actualizado (caja, contenido, serie documental y fechas extremas).
• Verifique físicamente una muestra representativa o el total, según el volumen y la criticidad.
• Registre novedades: cajas faltantes, humedad, plagas o deterioro que afecten la lectura.
• Deje constancia firmada de la devolución antes de dar por terminada la custodia.

Este inventario es la base de todo lo que sigue. Sobre él se marca qué se conserva, qué se traslada y qué entra al proceso de destrucción, evitando decisiones improvisadas sobre archivo que aún tiene valor legal o probatorio.

Separe lo que aún debe conservarse de lo que ya cumplió su retención

La clasificación decide el destino de cada caja: los documentos dentro de su periodo legal de retención se conservan o migran; los que ya cumplieron su plazo se destruyen. La contabilidad y los soportes tributarios, por ejemplo, se conservan como mínimo diez años desde el último asiento o comprobante.

Para separar correctamente conviene apoyarse en la tabla de retención documental de la organización y en las obligaciones que aplican a cada serie:

• Contable y tributario: conservación mínima de diez años (Código de Comercio, artículo 60; Estatuto Tributario, artículo 632). Consulte cuánto tiempo conservar los documentos contables en Colombia.
• Datos personales: la Ley 1581 de 2012 impone el deber de supresión cuando cesa la finalidad que justificaba el tratamiento; conservar sin causa incrementa el riesgo frente a la Superintendencia de Industria y Comercio. Ver obligaciones legales para destruir documentos con datos personales.
• Laboral y de seguridad social: revise plazos específicos de nómina, contratos e historias laborales antes de decidir.

Todo lo que aún debe conservarse se devuelve a sus instalaciones o se migra a un servicio de gestión documental. Lo que ya cumplió su retención pasa a destrucción certificada.

Destruya certificadamente lo que ya no debe conservar

Destruir lo que ya cumplió su retención evita seguir pagando bodegaje por archivo sin valor legal y cierra el riesgo de fuga de datos. La destrucción certificada entrega un certificado de destrucción con volumen, fecha, método y responsable, que sirve como prueba de cumplimiento ante la SIC y ante auditorías.

La destrucción puede realizarse en sus instalaciones, con equipo móvil y testigos de su organización, o en planta bajo cadena de custodia documentada. En ambos casos, el material se procesa según niveles reconocidos: la norma DIN 66399 define el corte cruzado (P-4) y el micro-corte (P-5) para información confidencial y sensible.

Al cerrar el proceso usted recibe el certificado de destrucción con el detalle de lo eliminado. Conozca el alcance completo en destrucción de documentos certificada.

Discos duros, cintas y medios que salen de la bodega

Los medios digitales que salen de la bodega —discos duros, cintas de respaldo, memorias— requieren un tratamiento distinto al del papel: no basta con borrar archivos. Los medios magnéticos admiten desmagnetización o destrucción física; los SSD y memorias flash exigen destrucción física o borrado criptográfico, conforme a la guía NIST SP 800-88.

Si en la bodega hay respaldos, servidores dados de baja o discos con información, inclúyalos en el inventario de salida y trátelos como material sensible. La desmagnetización no funciona sobre memoria flash, así que un disco SSD "borrado" puede seguir siendo recuperable. Vea el proceso en destrucción de discos duros y medios magnéticos.

Si usted es entidad pública

Las entidades públicas no pueden destruir archivo por el solo vencimiento del contrato de bodegaje: la eliminación exige aprobación del Comité Interno de Archivo y el levantamiento de un acta de eliminación, conforme a la Ley 594 de 2000 y al Acuerdo AGN 004 de 2019. El operador ejecuta la destrucción física certificada.

En el sector público, la entidad conserva la responsabilidad archivística sobre sus documentos. El proveedor de destrucción actúa una vez la entidad ha surtido su proceso interno y ha definido, mediante acta de eliminación, qué series pueden eliminarse. Vea los enfoques por sector y por caso.

Qué define el costo de la salida de bodegaje

El precio depende de factores medibles, no de una tarifa fija: el volumen en kilos o número de cajas, el tipo de material (papel, medios digitales o soportes mixtos), si la destrucción es puntual o recurrente, y la ciudad donde se recoge el archivo o se ejecuta en sus instalaciones.

La forma más económica de cerrar un contrato de custodia casi siempre es depurar antes de mover: destruir lo que ya cumplió su retención reduce el volumen que se traslada o que se sigue almacenando. Cuéntenos el volumen aproximado, el tipo de material y la ciudad para preparar una propuesta.

Solicite su cotización para la salida de bodegaje y destrucción certificada de archivo y deje de pagar por documentación que ya cumplió su plazo legal.