¿Cuándo destruir los documentos de su empresa? Casos de uso
Los eventos que disparan una destrucción documental certificada y la guía de cada caso.
¿Cuándo debe una empresa destruir sus documentos?
Una empresa debe destruir sus documentos cuando cesa la obligación legal de conservarlos o la finalidad que justificó su tratamiento, y los eventos que disparan una destrucción certificada suelen ser la purga anual de archivo, la liquidación, la mudanza de sede, el fin de la custodia y la solicitud de supresión de datos.
Eventos que disparan una destrucción documental
Los principales eventos que disparan una destrucción certificada son cinco: la purga anual, la liquidación, la mudanza, el fin de la custodia y la solicitud de supresión de datos personales. En todos, la trazabilidad y el certificado de destrucción protegen a la empresa ante la SIC y la autoridad tributaria.
- Purga anual de archivo: depuración periódica de los documentos que ya cumplieron su tiempo de retención en las tablas documentales.
- Liquidación de la sociedad: el liquidador conserva libros y papeles por el término legal y luego dispone su destrucción.
- Mudanza o traslado de sede: el cambio de oficina es el momento ideal para destruir lo que ya no debe trasladarse.
- Fin de la custodia: al vencer el plazo de conservación (por ejemplo, los diez años contables), el archivo puede destruirse; consulte cuánto tiempo conservar los documentos contables.
- Solicitud de supresión de datos: cuando el titular ejerce su derecho o cesa la finalidad, la Ley 1581 de 2012 obliga a suprimir los datos personales; revise las obligaciones legales de destruir datos.
Explore cada caso de destrucción documental
Cada evento tiene requisitos y tiempos distintos. Consulte la guía del caso que corresponde a su empresa:
- Purga anual de archivo
- Destrucción por liquidación de empresa
- Destrucción por mudanza o traslado de oficina
- Fin de custodia o vencimiento de retención
- Solicitud de supresión de datos personales
En cada caso ofrecemos destrucción certificada, en nuestra planta o en sus instalaciones, con emisión del certificado de destrucción. También puede orientarse por su sector o, si maneja información en discos o cintas, revisar la destrucción de discos duros y medios magnéticos. Para un programa continuo, conozca nuestra gestión documental.
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El costo de una destrucción documental depende de factores como el volumen (kilos o cajas), el tipo de material, la recurrencia del servicio y la ciudad. Solicite su cotización y reciba una propuesta ajustada al caso de su empresa.
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¿Cuándo puede una empresa destruir sus documentos contables?+
Una empresa puede destruir sus documentos contables una vez transcurridos diez años, contados desde el cierre de los libros o la fecha del último asiento, comprobante o documento (artículo 60 del Código de Comercio; el artículo 632 del Estatuto Tributario obliga a conservarlos durante el término en que la DIAN puede revisar las declaraciones), garantizando su reproducción exacta.
¿Qué evento obliga a suprimir datos personales?+
La supresión de datos personales procede cuando cesa la finalidad que justificó su tratamiento o cuando el titular ejerce su derecho de supresión, según la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. La autoridad de vigilancia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
¿Se pueden destruir documentos durante una mudanza?+
Sí. La mudanza es un buen momento para destruir la documentación que ya cumplió su plazo de retención, en lugar de trasladarla. Los documentos aún vigentes se conservan y se movilizan; el resto se destruye de forma certificada, con su certificado de destrucción y trazabilidad.
¿Qué pasa con los documentos al liquidar una empresa?+
Al liquidar una sociedad, el liquidador debe conservar los libros y papeles por el término legal antes de disponer su destrucción. Solo cumplido ese plazo y las obligaciones frente a autoridades tributarias y de control puede procederse a la destrucción certificada del archivo.
¿Qué respaldo recibo tras destruir los documentos?+
Tras la destrucción recibe un certificado de destrucción con la trazabilidad del proceso: identificación del material, fecha, volumen y método. Este soporte le permite acreditar el cumplimiento ante la SIC, la autoridad tributaria y sus políticas internas de tratamiento de datos.